Ofis Mobilyalarının Tasarımında Ergonominin Önemi
Ofisler, örgütsel ve yönetsel faaliyetlerin yerine getirildiği yerlerdir. Buna göre ofis, ofis faaliyetleri için gerekli insan ve ekipmanla donatılmış çalışma yeridir. Ofislerde çalışan insanların yaptıkları işler zihinsel olduğu kadar davranışsaldır. Günümüzde ofislerde çalışan bireylerin sayısının hızla artmasından dolayı; çalışma koşullarının yanında ergonominin ve ergonomik yaklaşımın bireylerin verimliliği üzerinde oldukça etkili olduğu görülmektedir.
Ofislerde çalışma koşullarına etki eden ergonomik faktörler; insan, makine, çevre ve mekân şeklinde sınıflandırılabilir. İnsan faktörü; yaş ve yorgunluk, kişilik ve sosyal çevre, eğitim ve deneyim, beslenme ve kişisel sağlık gibi alt unsurları içermektedir. Makine faktörü; makine ve insan mekaniği, kontrol ve göstergeler olmak üzere iki alt unsuru kapsamaktadır. Çevre faktörleri; aydınlatma,gürültü ve titreşim, havalandırma ve ısı düzeyi şeklinde sıralanmaktadır. Mekân faktörleri ise;çalışma mekânı ile fazla çalışma ve gece çalışmaları gibi ergonomik faktörlerdir.Çalışma koşullarını etkileyen ergonomik faktörler; çalışanların konforunu, tatminini ve işlerini yerine getirme davranışını etkilemektedir.
Bu konuda yapılan çalışmaların incelendiğinde Wheeler (1969) ile Tichauer (1973)’in çalışmalarında sıcaklık ve havalandırma gibi sıhhî faktörler üzerinde dururken, Harris’in (1980) , ofis çalışanlarının performanslarını etkileyen mobilya döşemesini ele aldığı görülmüştür.
Koç ve diğerlerinin, mobilya sanayinde iş kazaları ve meslek hastalıklarının seyri ve önlenmesine ilişkin çalışmada; mobilya işletmelerinde çalışma ortamlarının çok tozlu olmasına rağmen, işletmelerin %59’unda havalandırma sisteminin bulunmadığı belirtilmektedir. Ofis çalışanları üzerinde yapılan başka bir araştırma, araştırmalarda vücudun çeşitli bölgelerinde meydana gelen ağrıların nedenlerini belirlemeye yöneliktir. Davis ve Szigeti çalışmalarında bürolarda çalışanlar için büro alanlarını uygun hale getirmeyi sağlayacak önerilerde bulunmuşlardır. Dilik ve Tanrıtanır ’da çalışmalarında mobilya tasarımı ve antropometri konularını inceleyerek bürolarda kullanılan mobilyalar ile vücut ölçüleri arasındaki ilişkiyi ortaya koymuşlardır. Ergonomi bilimi, çalışanlar ile işyerinin etkileşimini incelemektedir.
Çalışma koşulları ve ortamın bürolarda çalışan bireyin fizyolojik, psikolojik ve anatomik özelliklerine ve kapasitesine uygun olması, birey ile iş arasında bir uyum sağlar. Böylelikle ofis çalışanı en az düzeyde dışsal etki ile en yüksek verime ulaşır.
Ofislerde ergonomik bir yaklaşım, ofis çalışanlarının zihinsel ve davranışsal becerilerini geliştirdiği gibi iyi bir çalışma ortamını da sağlar. Çalışanların farklı ölçü ve tercihleri, verimlilik ve konfor için büro araç ve gereçlerinin farklı yerleşimini gerektirir. Bu yüzden, bürolarda ergonomik tedbirlere öncelikle büro araç-gereçlerinin tasarımı ile başlanmalıdır.
Böylelikle, ofis çalışanlarının ihtiyaçlarına göre tasarlanan ofis, çalışanların daha verimli olmasını ve doğal olarak daha az yorulmasını sağlayacaktır. Bu bağlamda çalışmada, öncelikle ergonomi ve tasarım kavramları ele alınmış, ardından ofis mobilyaları ve tasarımı üzerinde durulmuş, daha sonra yapılan araştırma sonuçlarına göre ofis mobilyalarının tasarımında ergonominin önemi vurgulanmış ve bu konuda önerilerde bulunulmuştur.
- ERGONOMİ VE TASARIM
Ergonomi ve tasarım kavramları iki ayrı anlamı içeren kavramlar olmalarına karşın, bir bütünün iki parçası gibi birbirlerini tamamlamaktadırlar. Ergonomiyi; ürün, çalışma yeri ve sistemlerin tasarımında insan odaklılığı esas alan bir kavram olarak görmek ve insan için tasarım olarak adlandırmak mümkündür. Tanıma göre, tasarım ve ergonomi kavramlarının esas odak noktasını insan oluşturmaktadır.
1.1. Ergonomi
Ergonomi; verimli, emniyetli, rahat ve efektif bir kullanım sağlamak amacıyla, alet, makine, sistem, görev, iş ve çevrenin en iyi şekilde tasarımı için, insan davranışı, kabiliyetleri, sınırları ve diğer karakteristikleri ile ilgili bilgileri keşfeder ve uygular. Fonksiyonel etkinlik (verimlilik, iş performansı vs.), kullanım rahatlığı, sağlık, güvenlik ve huzur kriterleri ise amaca ne denli ulaşıldığını ortaya koyar. Ergonomi Araştırma Derneği ergonomiyi; “çalışanlarla işleri, araç-gereçleri ve çevre arasındaki ilişkileri, özellikle anatomik, fizyolojik ve psikolojik açıdan ele alan ve bu ilişkilerde ortaya çıkan problemlerle ilgili çalışmalar” olarak tanımlamaktadır. Ergonominin amacı, mesleki çevre ile çalışanlar arasındaki düzenleyici karşılıklı ilişkilerin incelenmesidir.
Mesleki çevreden kasıt, mesleğin icra edildiği yerdir. Çevrede yer alan koşulların düzenlenmesi için çalışan kişinin gösterdiği çaba ve elde ettiği başarı yönünde araştırma ve incelemeler yapmak söz konusudur. Bu bağlamda ergonomik yaklaşımdaki esas hedef veya amaç; insanın işi kolayca yapabilmesini sağlayacak bir ortam oluşturmaktır.
Ergonomi, insanı çalışması esnasında bilimsel olarak inceleyen bir bilimdir. Bir yandan insanın doğal yeteneklerinin sınırları genişletilmeye çalışılırken, diğer yandan insan makine sistemlerinin performansı artırılmaya çalışılır. İş yerinin düzenlenmesinde insan ölçüleri göz önüne alındığında insan yeni baştan tasarlanamayacağından onun ölçülerinin dağılımının bilinmesi araç-gereçlerin tasarımında ön koşuldur.
Ofislerde ergonomik koşulların çalışanlara ve yapılan işe uygunluğu; emek, zaman ve para kaybını en aza indirirken, üretim ve hizmet kalitesini artırmakta, çalışanların iş tatminini olumlu yönde etkilemektedir. Ergonomiyi insan-makine-çevre ilişkisi açısından değerlendirmek ve buna göre tanımlamak daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Buna göre ergonomi; “insanların anatomik özelliklerini, antropometrik karakteristiklerini, fizyolojik kapasite ve toleranslarını göz önünde tutarak, endüstriyel iş ortamındaki tüm faktörlerin etkisi ile oluşabilecek, organik ve psiko-sosyal stres karşısında, sistem verimliliği ve insan-makine-çevre uyumunun temel yasalarını ortaya koymaya çalışan, çok disiplinli bir araştırma ve geliştirme alanıdır”.
İnsanlar ofis ortamında iş görürken; çeşitli ofis araç ve gerecini, belli bir iş için programlanmış sistemleri (robotlar ve bilgisayar gibi) kullanırlar. İnsan varlığının iş ortamında bedensel ve ruhsal gereksinimlerini dikkate almak, davranışlarını tanımlamak, insanların kullanımı için en uygun araç-gereci geliştirmek ve üstün verim elde etmek için ofis araç-gereçlerinin tasarımda ergonomik bir yaklaşım gerekmektedir.
1.2. Tasarım
Tasarım, çok çeşitli alanlarda kullanıldığından geniş bir uygulama alanına sahiptir. Bu nedenle tasarımın genel bir tanımını yapmak oldukça güçtür. Buna karşın tasarım ile ilgili genel bir tanım vermek gerekirse; “tasarım; yeni bir sistemin veya nesnenin icat edilmesi veya geliştirilmesi” şeklinde ifade edilebilir.
Tasarım, ofis araç-gereçlerinin tasarımı açısından ele alındığında; “bir ürünü (mal veya hizmeti) veya sistemi geliştirmek amacıyla yapılan ardışık karar verme süreci” olarak tanımlanabilir. Bu süreçte bütün kararlar, gözlem, tahmin ve değerlendirme kriterlerine göre ele alınır ve süreç boyunca, mümkün olan en iyi kararların ele alınması hedeflenir. Kararlar alınırken daha önceden belirlenen performans gereksinimleri ve kısıtlar dikkate alınmalı uygulanabilirlik üzerinde durulmalıdır.
Ofis çalışanlarının ihtiyaçlarının, performans gereksinimlerinin ve sınır şartlarının belirlenmesi konuları, tasarım işleminin ilk aşamalarında netliğe kavuşturulması gereken hususlardır. Bir tasarım işleminin istenilen sonuçları vermesi, tasarım işleminin sağlam bir teorik alt yapıya, stratejik metot ve tekniklere dayanması ile mümkündür. Bununla ilgili iki farklı stratejiyi (DFX -Design for X ve DFH-Design for Human) ele almak ve bunlardan tasarımda hangi strateji üzerinde odaklanılması gerektiğini belirtmek gerekmektedir. DFX stratejisinde X, tasarım sürecinde odaklanan tasarım parametresini (maliyet, imalat, montaj, kalite) ifade etmektedir Bu stratejilerin uygulama alanı örgütlerin öncelik sırasına göre değişiklik arz etmektedir.
Bu durumda, DFH stratejisinin geliştirilmesi ve tasarım sürecinde bu stratejinin etkili bir şekilde kullanılması gerekmektedir. Bu da ancak ergonomi’nin entegre edildiği iyi bir tasarım stratejisi ile mümkündür. Buna göre, büro mobilyalarının tasarımında kullanılabilecek en iyi yaklaşımın insan odaklı bir yaklaşım olduğu söylenebilir. Büro mobilyalarının tasarımında insan odaklı bir yaklaşımın başarısı ise şu niteliklere bağlıdır:
— İş ve görevlerin açık bir şekilde izahı yapılmış olmalıdır.
— Tasarım işlemi, sistemin işleyişini belirleyici nitelikteki elemanlar üzerinde yoğunlaşmalıdır.
— Birbirleriyle ters orantılı olan amaç kriterleri optimize edilmemelidir.
— Amaç, açık bir şekilde ifade edilmeli ve bu konuda grup elemanları arasında ortak anlayış ve uyum olmalıdır.
— Tüm aşamalar arasında sürekli bir geri bildirim sağlanmalıdır.
— Değerlendirme, belirlenmiş amaç ve kriterlere göre makro ve mikro seviyede yapılmalıdır.
1.3. Tasarımda Ergonominin Yeri ve Önemi
İşletmelerde tasarım süreci, ergonomi’nin entegre edildiği bir çatı altında, rekabet gücünün artırılmasında bir araç olarak kullanılmaktan ziyade, teknolojik gereksinimlerin öncelikli olarak ele alındığı teknoloji yönelimli bir yaklaşımla ele alınmaktadır. Ergonomi’den büro araç ve gereçlerinin tasarımında yanında ofislerin yerleşim tasarımında da yararlanılmaktadır.
Ülkemizde ofis tasarımında ergonomiden yeterince yararlanılmadığı görülmektedir. Nitekim Özok (22) tarafından 452 iş yeri üzerinde yapılan bir çalışma bu tespiti desteklemektedir. Söz konusu çalışmada işyerlerinin yaklaşık %54’ünün ergonomik açıdan istenilen boyutta olmadığı görülmüştür.
Aynı araştırmada ergonomi açısından iyi tasarlanmış çalışma yerlerinin oranı %8’dir. Buna göre, tasarım sürecinde ergonomik veri/bilgi ve metotlarının göz ardı edildiği ve tasarımın teknolojiye yönelik olarak yapıldığı söylenebilir.
Teknoloji yönelimli yaklaşımda temel amaç, sistemin işlevselliğinin ve kârın, maliyete oranını maksimize etmektir. Bunun için de esas üzerinde durulan nokta, sistemin teknik özelliği ve teknik işlevselliği olmaktadır. Bundan dolayı, potansiyel kullanıcıların karakteristikleri, gereksinimleri ve beklentileri, çoğu zaman göz ardı edilmektedir. Bunun uzun vadedeki maliyetini (pazar kaybı, rekabet gücünün azalması, ergonomik faktörlerin göz ardı edilmesinden kaynaklanan hataların düzeltilmesinin, çok masraflı ve zaman alıcı olması vs.) gören kuruluşlar, insan odaklı tasarım yaklaşımını benimsemeye başlamışlardır. Bu noktadan bakıldığında ergonominin, rekabetçi ortamda stratejik bir güç olan tasarımın etkinliğini artırdığı ve uzun vadede çeşitli avantajlar sağladığı söylenebilir.
kaynak: Ankara Üniversitesi Dikimevi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Dergisi, Cilt 7, Sayı 2, 2008